معرفی ساختار سازمانی شرکت کاشالوت
ساختار سازمانی
معرفی واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه
ماموریت و علت وجودی این واحد ، که با سرپرستی یکی از مدیران شرکت و به بهره گیری از چند کارشناس با سابقه در کنترل پروژه و سیستم های مدیریت پروژه ، اداره می شود ، عبارتست از
- کنترل زمانی برنامه فعالیتها و پروژه ها و شرح خدمات ، در پریودهای زمانی مشخص و تعریف شده
- شناخت Deliverable ها و هماهنگی و برنامه ریزی جهت تحویل به موقع فازها در هر پروژه
- انجام عملیات بازرسی و مونیتورینگ هر فعالیت در کل زمانبندی انجام پروژه ها و حفظ و نگهداری کلیه مستندات وابسته به هر پروژه در سیستم .
- پیش بینی تشکیل جلساتی برای دریافت نقطه نظرات از کارفرمایان و مشاوران ، برنامه ریزی و انجام اقدامات پیشگیرانه و یا اصلاحی در جلسات خصوصاٌ در برنامه زمانبندی و یا سایر مسائل احتمالی هر پروژه
- تعیین محدوده فعالیتهای پروژه (Scope of Work) و محدودیت های کلی مانند مدت کلی انجام پروژه .
- طراحی ساختار شکست فعالیتها (WBS) براساس ماهیت پروژه وتعیین ActivityCode مناسب جهت گزارش گیری ها و سپس اخذ تائید از مشاور و کارفرما (برای این منظور چند الگوی اولیه از پیش آماده برای انواع پروژه تهیه شده که مجددا برای هر پروژه سازگار می شود.
- تهیه برنامه زمانبندی پروژه با کمک نرم افزارهای MSP (برای پروژه های کوچک و متوسط ) و Primivera-P6 (برای پروژه های بزرگتر با بیش از 1000 فعالیت) و طبق روش اجرایی مدون مربوطه و اخذ تائیدیه از مشاور و کارفرما.
- تعیین روش محاسبه درصد پیشرفت بر اساس وزن بندی سطوح WBS و فعالیتها و اخذ تائید از مشاور و کارفرما.
- تهیه زمانبندی مبنا و سپس به روز سازی زمانبندی براساس درصد پیشرفت واقعی فعالیت ها و درج میزان تاخیر یا پیش افتادگی پروژه در گزارش پیشرفت و ضمیمه نمودن جزئیات پیشرفت فعالیتهای برنامه زمانبندی در گزارش پیشرفت دوره ای پروژه.
- تهیه گزارش پیشرفت براساس فرمت از پیش آماده شرکت و تائید شده توسط مشاور و کارفرما در فواصل زمانی تصویب شده . گزارشات پیش فرض در پروژه ها شامل گزارش روزانه کارگاه ، گزارش هفتگی (در پروژه های بزرگ) و گزارش پیشرفت ماهانه میباشد.
- نرم افزار : با توجه به گستردگی فعالیت های پروژه که آنرا در رده پروژه های متوسط کشور قرار میدهد و همچنین مدت زمان نسبتاً فشرده ای که برای اجرای پروژه در نظر گرفته شده است ، نرم افزار ( P6 ) Primavera که نرم افزار حرفه ای و کاملی برای برنامه ریزی و کنترل پروژه ها در سطح دنیا می باشد ، جهت استفاده در این پروژه در نظر گرفته شده است.
- واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه های شرکت با تجربه 23 ساله در برنامه ریزیوکنترل پروژه های مختلف صنعتی و عمرانی با استفاده از نرم افزار P6و سایر نرم افزارهای جانبی برای پشتیبانی مدیریت پروژه و برپایه روش های نوین و اختصاصی این شرکت ، قابلیت پیاده سازی برنامه ریزی پروژه در حد ساعت را داشته و گزارشات دوره ای منظم و پیشرفته ای برای کارفرما ، مدیریت طرح و مشاور پروژه ارائه خواهد داد . علاوه براین امکان مشاهده وضعیت پیشرفت پروژه با کمک پایگاه اطلاعاتی ویژه پروژه و همینطور تصاویر پروژه به صورت Web- Baseو از طریق اینترنت نیز مهیا خواهد شد.
واحد دفتر فنی
- تهیه و تدوین ساختار سازمانی پروژه شامل سیستم واحدهای مهندسی ، تدرکاتی و اجرائی
- تدوین فرمت و تهیه گزارشات روزانه بخشهای کاری پروژه
- به روزآوری برنامه زمانبندی وهماهنگی آن با کارفرما
- برنامه ریزی و تنظیم منابع کلی مورد نیاز پروژه از قبل ماشین آلات و مصالح
- پروسه پشتیبانی فاز اجرائی پروژه شامل تهیه برآورد اولیه مصالح ساختمانی و تأسیساتی جهت اجرای پروژه ، تهیه نقشه های کارگاهی جهت اجرا ، انجام طراحی درصورت لزوم و اخذ تأئیدیه ، بررسی و مطالعه نقشه ها و مدارک فنی و رفع اشکالات احتمالی قبل از اجرا
- تهیه و تنظیم صورتجلسات پایکار و کارکرد و تنظیم متره های مربوطه
- کنترل کاردکس انبار توسط کامپیوتر به منظور ثبت و ضبط مصالح ورودی به کارگاه و تهیه و تنظیم صورتجلسات ، مصالح پایکار در معیت ناظر مقیم توسط کامپیوتر جهت درج در صورت وضعیت های موقت ماهیانه.
- تهیه متره عملیات اجرا شده به منظور تنظیم صورت جلسات کارکرد پروژه در معیت ناظر مقیم توسط کامپیوتر .
- تهیه و تنظیم صورت وضعیت های موقت ماهیانه شامل :
- تهیه صورت وضعیت موقت ماهیانه پروژه مستخرجه از صورت جلسات تهیه شده در بندهای قبلی بهمراه تنظیم صورت وضعیت های تعدیل موقت آن
- تهیه و تنظیم آنالیز قیمت ردیف های ستاره دار و قیمت جدید جهت درج در صورت وضعیت های موقت ماهیانه و قطعی پروژه
- تهیه و تنظیم دستور کارهای مربوطه و پیگیری های لازم الاجرا
- تهیه و تنظیم صورت وضعیت قطعی و تعدیل قطعی پروره مستند از کلیه صورت مجالس ، دستور کارها و مکاتبات مربوطه بصورت کاملاٌ مدون.
واحد گزارشات ماهیانه
- تدوین و ترسیم جداول و نمودارهای پیشرفت کار در شروع هر مرحله با نظر مدیر طرح
- انعکاس درصد پیشرفت هر فعالیت براساس گزارشات واحد کنترل پروژه و محاسبه درصد پیشرفت کار کل پروژه و انعکاس آن در برنامه ها در پایان هر ماه.
- بازدید مستمر از کارگاهها و تطبیق پیشرفت کارها با برنامه زمانبندی مصوب از جهت کمی و تهیه عکس و فیلم با نظر سرپرست نظارت کارگاه و تهیه گزارش
- تدوین و ارسال گزارش پیشرفت ماهیانه جهت مشاور در پایان هر ماه
واحد مالی
- واحد مالی که یکی از بخشهای مهم شرکت را تشکیل می دهد . با بکارگیری از نرم افزارهای متفاوت و تحلیل هزینه ها و عملکرد ها در بخشهای مختلف هر پروژه و بکارگیری روشهای علمی در موارد کلان و خرد بهترین خط مشی را در جهت موارد زیر معمول می نماید :
- جلوگیری از پرت هزینه ها
- جلوگیری از تطویل عملکردها
- جلوکیری از کاهش کیفی عملکردها
- بر اساس مدارک فنی و زمانبندی ها و خریدها و انبار نمودن کالاها در هر پروژه وارائه راهکارهای عملی و علمی در جهت برنامه ریزی عملکردها در هر پروژه و کل کارگاهها و به حداقل رساندن و حذف موارد زیر اقدام می نماید .
- پرت مصالح
- مدیریت زمان
- مدیریت و کاهش هزینه ها
- در نتیجه با در نظر گرفتن موارد فوق الذکر واحد مالی در توسعه کمی و کیفی نقش اساسی ایفا نموده و با ارائه گزارشات به موقع خط مشی در عملکرد هر بخش و پروژه را تعیین و برنامه ریزی می نماید.
سیستم مدیریت کیفیت
شرکت کاشالوت در حال طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت بر مبنای استانداردISO 9001: 2008 بوده و طبق برنامه زمانبندی داخلی شرکت در سال جاری ممیزی جهت اخذ گواهینامه مربوطه انجام خواهد شد.
اهداف اصلی شرکت از پیاده سازی این سیستم بشرح ذیل می باشد :
- الف- تامین نیازهای قراردادی کارفرماهای شرکت از لحاظ کیفیت انجام امور و ارائه خدمات به نحوی که با الزامات کارفرما استاندارهای ایران و استاندارهای بین المللی تطابق داشته و ضمناً در مورد مقرر نیز به پایان برسد .
- ب- تامین و افزایش رضایت کارفرما با تعیین و معرفی فرآیند های کاری موثر و کارآمد و متناسب با موضوعات کاری و همچنین برقراری ارتباط با کارفرما به منظور دریافت بازخوردها و انجام اقدامات موثر و مرتبط با آنها .
- ج- انجام خود ارزیابی ها در رابطه با درجه موفقیت فرایندهای کاری برای حصول به اهداف کیفیتی شرکت و نیازهای قراردادی کارفرمایان و همچنین درجه تامین رضایت کارفرماهای شرکت.
به منظور آشنایی بیشتر با جزئیات و قابلیت های این سیستم مدیریت کیفیت در حال پیاده سازی ، در ادامه نکات شاخص و اجزای کاربردی سیستم اشاره شده معرفی می گردد .در چارچوب این سیستم ، فرایندهای مختلف در سه دسته ذیل شناسایی شده و مشخصات و کاربردهای آنها در شرکت تعریف می گردند:
- الف- فرایند های مدیریتی
- ب- فرایندهای پشتیبانی
- ج- فرایندهای اصلی انجام کار
در فرایندهای مدیریتی عملکردهایی به شرح ذیل وجود دارند :
تعریف خط مشی کیفیت ، اهداف کیفیت ، طراحی و بازنگری خود سیستم مدیریت کیفیت ، تعیین و ابلاغ شرح وظایف سازمانی افراد ، تامین امکانات ارتباطی مناسب و به روز بین دفاتر پروژه ها و دفتر مرکزی ، تامین و مدیریت منابع انسانی با صلاحیت های کاری مورد نیاز متناسب با امور ، برنامه ریزی برای تامین نیازهای آموزشی کارکنان و همچنین حصول اطمینان از تامین فضاهای کاری ، تسهیلات ، تجهیزات ( سخت افزار و نرم افزار ) و خدمات مورد نیاز پروژه ها.
در فرآیندهای پشتیبانی عملکردها و فرآیند هایی با سرفصل های ذیل وجود دارند که برای بسیاری از آنها روش های اجرایی ( Procedure ) مدون تهیه شده و یا در دست تهیه می باشد :
کد گذاری مدارک و فرمها ، روش کنترل مدارک ، کنترل امور اجرایی نامنطبق ، سنجش رضایت کارفرما ، ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت ، روش انجام اقدامات اصلاحی پیش گیرانه .
در تعریف فرآیندهای اصلی ، زمینه های کاری مرتبط با شرکت که عمدتاً انجام امور اجرایی پروژه ها ( پیمانکاری ) می باشد در نظر گرفته شده است که عبارتند از :
فرآیند مدیریت پروژه و فعالیتهای مرتبط با شروع پروژه ، روشهای هماهنگی با مشاور و کارفرما ارتباطات پروژه
- فرآیند برنامه ریزی و کنترل مراحل اجرایی پروژه ، تامین نیروی انسانی و سازماندهی های مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه و تجهیزات نرم افزاری و سخت افزری مورد نیاز ، ساختارها و فرمت از پیش آماده گزارشات پیشرفت و نحوه سازگاری آنها در ابتدای پروژه با خواسته های مشاور و کارفرما .
روشهای اجرایی عملیات خاکی و نحوه انجام بازرسی ها کنترل کیفیت شامل گردش کارها ، فرمهای اطلاعاتی و توضیحات لازم و در صورت لزوم ارجاع به دستورالعملهای تفصیلی انجام کار .
- روشهای اجرایی عملیات بتنی و نحوه انجام بازرسی های کنترل کیفیت شامل گردش کار ، فرم اطلاعاتی و توضیحات لازم .
- روشهای اجرایی عملیات ساخت و نصب اسکلت فلزی و انجام بازرسی های کنترل کیفیت شامل گردش کار ، فرم اطلاعاتی و توضیحات لازم .
- روشهای اجرایی انجام عملیات احداث ابنیه و روشهای بازرس مربوطه
- روشهای اجرایی انجام عملیات برقی و روشهای بازرس مربوطه
- روشهای اجرایی انجام عملیات تاسیساتی و روشهای بازرس مربوطه
- روشهای اجرایی انجام عملیات سیویل و محوطه سازی و روشهای بازرس مربوطه